LOPD Protección de datos en las comunidades de propietarios

Fecha última actualización: 13 de Octubre de 2003

PROTECCIÓN DE DATOS EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS (II)

Por último, nos haremos eco de un supuesto de vital importancia e interés, los datos de los co-propietarios morosos, aquellos que no hacen frente al pago de las respectivas cuotas de Comunidad. A este respecto, hacer alusión el artículo 29 de LOPD, aunque le complementan las Normas 1ª, 2ª y 4ª de la Instrucción 1/1995, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, relativa a la Prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito, y la Norma 4ª de la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Dentro de este apartado hay que diferenciar dos tipos de ficheros, de una parte, ficheros que tienen como finalidad servir de referencia a las posibilidades económicas y financieras de una persona física, y que son elaborados gracias a fuentes accesibles al público, como por ejemplo sentencias o periódicos, o bien los ha facilitado la propia persona física, o bien han sido cedidos con el consentimiento expreso de la misma. De otra parte, los ficheros que tienen como fin informar del cumplimiento o no de las obligaciones dinerarias correspondientes, y los datos que albergan han sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. Pero, en esta última distinción, hay que tener en cuenta que estaríamos ante dos tipos de ficheros, primero, el del propio acreedor con el que el deudor ha contraído una obligación dineraria, y segundo el fichero que nace con la finalidad de prestar información sobre dicho incumplimiento o morosidad, es decir, la cesión de esos datos, por parte del acreedor, al denominado por la APD "fichero común". De esta diferenciación inicial, entendemos que la mayoría de los ficheros de las Comunidades de Propietarios que contengan datos referentes a obligaciones dinerarias, estarían encuadrados dentro de la segunda clase de ficheros anteriormente descritos. En principio, la Comunidad de Propietarios no incurre en ninguna infracción por establecer o crear un fichero de deudores, puesto que no es necesario el consentimiento del afectado, tanto para la recogida del dato, como para su tratamiento, siempre y cuando cumplan con una serie de requisitos: Primero, los datos que maneje o recabe deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad del mismo, en consecuencia, el acreedor (Comunidad de Propietarios) deberá cumplir con el principio de calidad de los datos, recogido en el artículo 4 LOPD. Segundo, la deuda ha de ser cierta y veraz, además de ser puesta al día, por lo que la persona encargada de llevar la contabilidad de la Comunidad (casi siempre el Administrador, ya que suele ser la persona que se hace cargo de la entrega de recibos y constancia de pago) habrá de efectuar el requerimiento de pago oportuno para comprobar o dar fe de la deuda contraída por el deudor (co-propietario). Premisa importante a este respecto es que no se podrá incluir como dato de insolvencia aquel sobre el que recaiga algún tipo de prueba documental que haga que el dato se encuentre en entredicho o no se pruebe su autenticidad. Tercero, todos las personas que se encuentren en el fichero de información de obligaciones dinerarias tienen reconocidos los derechos de acceso, rectificación y cancelación. De este modo, cualquiera de estas personas puede enviar una solicitud al responsable del tratamiento para solicitar la cancelación o rectificación de ciertos datos por considerarlos erróneos o por que no se encuentran actualizados. Dicha solicitud ha de ser contestada en un plazo de cinco días por el responsable del fichero (artículo 15.2 del R.D. 1332/1994). Si por el contrario, la persona afecta desease tener acceso, el responsable le comunicará, en todo caso, todos los datos que estuviesen contenidos en dicho fichero de información de obligaciones dinerarias. En cualquier caso, para poder llevar a cabo dichos derechos el afectado deberá aportar la siguiente documentación (Norma 1ª de la Instrucción 1/1998):

En el caso de que algún dato fuese incompleto o fuere omitido por el afectado, el responsable comunicará el defecto para que en el período más breve proceda a la subsanación, y así poder llevar a efecto los derechos de acceso, rectificación y cancelación anteriormente expuestos.

Caso aparte es que el fichero de información de obligaciones dinerarias no satisfechas sea cedido a un "fichero común" manejado o responsabilidad de una empresa que presta servicios de solvencia patrimonial y crédito. En este sentido, la problemática se acrecenta, aunque es un tema que abordaré en próximos artículos, señalar que en el caso que la Comunidad de Propietarios decidiese ceder los datos contenidos en su fichero de información dineraria a una empresa de las apuntadas en líneas precedentes, esta deberá asumir ciertas responsabilidades, a pesar de que no sea el responsable del fichero, pero sí como cedente de datos, y entre sus obligaciones destacar, la comunicación al responsable del fichero de solvencia patrimonial y de crédito cualquier variación, por mínima que sea, de las deudas contraídas por el co-propietario deudor con el acreedor, Comunidad de Propietarios.

Como conclusión decir, que al igual que las empresas, las Comunidades de Propietarios, en las cuales la mayoría vivimos, tratan datos nuestros, y como tales, creemos que son para organizar y gestionar mejor la propia Comunidad, sin embargo, hay aspectos que se nos escapan de las manos, y pueden llegar a tener una vital importancia en nuestro quehacer diario, puesto que podemos encontrarnos con que nuestros datos están pasando de mamo en mano sin saber el motivo. Y no sólo es una problemática en torno a nuestro entorno de vida, sino que además las personas que en teoría nos aportan o nos realizan el trabajo de gestión de una Comunidad, los Administradores de Fincas, pueden verse afectado por la presente problemática, sin saber o haberse parado a pensar en las graves consecuencias que el tratamiento de los datos puede acarrearles.