Una vez que la empresa ha decidido implantar el teletrabajo
debe realizar un análisis interno profundo de cara a introducir
esta nueva forma de trabajo a distancia.
El teletrabajo
se puede enmarcar dentro de las fórmulas laborales
flexibles donde los conceptos básicos del horario
y de la productividad adquieren nuevas dimensiones, racionalizadas
siempre en función de las necesidades de la empresa.
El teletrabajo repercute en la motivación
de quienes lo practican ya que les concede un control pleno
sobre su trabajo y sobre su actividad
El desarrollo de nuevos puestos de trabajo que usan la tecnología
de la información, las telecomunicaciones y los sistemas
audiovisuales posibilitan a la empresa la localización
de sus actividades donde le interesa, incluso puede
tener la ventaja de atraer un conocimiento a un lugar específico.
Así la empresa que pretenda instalar
el teletrabajo podrá obtener las siguientes ventajas.
-
Acceso
remoto a los sistemas y a las bases de datos de la empresa.
-
Multilocalización
geográfica de capacidades externas.
-
Incremento
de la productividad.
-
Presencia
internacional de la empresa.
-
Fortalecimiento
de su presencia en el mercado.
-
Ahorro
en personal, costes fijos y en espacio de oficina.
-
Mejora
en la calidad del trabajo.
-
Reducciones
en los costes de gestión de clientes.
-
Mejoras
en las condiciones de trabajo y en la calidad de vida.
-
Mayor
conocimiento en los hábitos de los clientes.
-
Permanencia
del servicio.
-
Velocidad
de acción.
Una de las debilidades del teletrabajo es que no puede aplicarse a todas las empresas.
Para que en una empresa se pueda implantar el teletrabajo
deben cumplirse tres requisitos:
-
Uso
intensivo de las tecnologías de la información .
-
Sistema
de control de gestión altamente formalizado.
-
Sistemas
de trabajo basados en la dirección por objetivos o en el
trabajo por proyectos.
En una empresa con teletrabajadores
también existen problemas:
-
En cuanto a los sistemas de control: Cuando más capacitado
profesionalmente está un trabajador más independiente y
resistente se muestra a los controles Por lo tanto con menores
medios de control en lugares de trabajo geográficamente
dispersos serán necesarios más controles en los resultados.
-
En cuanto a las recompensas.: El dinero, empleado
tradicionalmente como recompensa a los trabajadores en las
oficinas no sirve para este nuevo tipo de trabajadores.
Aunque los trabajadores altamente cualificados suelen responder
mejor a recompensas no dinerarias.
- En relación a la carrera profesional:
Los trabajadores externos no son visibles en la oficina
para que se piense en ellos a la hora de promociones Esto
puede privar al teletrabajador de opciones para
promocionarse y puede causar un estancamiento en su carrera.
- El aislamiento: Al ser un trabajo más
independiente se puede llegar al aislamiento del
individuo. Para evitar esto se intentan realizar periódicamente
contactos formales.
- Las distracciones a las que esta sometido
el trabajador son mayores de las que tendría en una oficina
tradicional. El trabajador deberá trabajar en casa y atender
al mismo tiempo las peticiones del entorno familiar, por
lo que muchos trabajadores acaban abandonando la experiencia.
- El teletrabajo a tiempo parcial termina
llevando a un fracaso ya que los trabajadores no se comprometen
totalmente con la empresa. Los trabajadores que empiecen
con un trabajo a tiempo parcial acaban buscando el entorno
de la oficina tradicional, con relaciones con otros compañeros.
Por lo tanto la empresa no sólo debe ponderar los beneficios para
ella sino que deberá tener en cuenta los costes y beneficios
para el trabajador.
Costes y beneficios del teletrabajo para la
organización.
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Costes
|
Beneficios
|
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1.
Los más mencionados.
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-
Equipamiento extra
-
Falta de compromiso con la empresa.
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-
Flexibilidad
-
Productividad
-
Más servicio.
-
Menos rotación de personal-
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2.Mencionados
a menudo.
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-
Formación y seguimiento del personal.
-
Adaptación de la organización.
|
-
La organización puede ser contactada más fácilmente
en horarios fuera del normal de la oficina.
-
Menos bajas por enfermedad.
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|
3.
Mencionados algunas veces.
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-
Pérdida de comunicación informal.
|
-
Personal más motivado.
|
Una vez que la empresa ha determinado
exactamente :
-
El
concepto de teletrabajo.
-
Las
ventajas e inconvenientes.
-
Las
modalidades y
-
El
entorno.
Estará en disposición de definir un DAFO del
teletrabajo.
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PUNTOS FUERTES
|
PUNTOS DÉBILES
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-
Flexibilidad en la organización
de la
empresa.
-
Se le da mayor confianza
a los empleados, lo que les reporta mayor satisfacción.
-
Mejora la productividad
de los empleados.
-
Reduce los costes de funcionamiento
interno de la empresa.
-
Es una innovación en la
empresa.
|
-
Necesidad de formación
adecuada.
-
Escasa implementación de
tecnologías de la información necesarias, tales como
el correo electrónico.
-
Falta de conocimiento sobre
cómo dirigir el teletrabajo.
-
Pérdida de control de los
empleados.
-
Puede dificultar la comunicación
entre los empleados.
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AMENAZAS
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OPORTUNIDADES
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-
Posible pérdida de la cultura
de la empresa, por la fragmentación del personal.
-
Inseguridad sobre la información
sensible de la empresa.
-
Mala imagen que del mismo
existe en la sociedad.
-
Posibilidad de que los
empleados pierdan la vinculación con la empresa y
se vayan a otra.
|
-
Obtención de ventaja competitiva
por la reducción de costes.
-
Mayor atención al mercado.
-
Costes de funcionamiento
mejores.
-
Grandes posibilidades de
expansión comercial a costes muy reducidos.
-
Concentración en lo que
mejor sabe hacer la empresa, mediante el trabajo vía
outsourcing.
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FACTOR CLAVE: Integrar el teletrabajo en la estrategia global de
la empresa, adaptando sus sistemas de información
como soporte del mismo.
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|
A continuación vamos a analizar los métodos
de planificación que puede adoptar una empresa a la hora
de realizar la implantación del teletrabajo.
Previa a la implantación del teletrabajo
en toda organización conviene aplicar
un plan piloto. Se trata de un proyecto de demostración
con el que la empresa empezará a considerar el tema y a
trabajar para reducir problemas.
Existen tres ventajas para que
la empresa desarrolle el programa piloto.
-
Permite
a la compañía comprobar el comportamiento de los costes.
Deben adquirirse ordenadores, instalaciones en los hogares,
comprobaciones, etc.
-
Puede
detectarse el cambio en el nivel de productividad.
-
Los
teletrabajadores y el supervisor pueden definir los cambios
necesarios.
En
la empresa se debe especificar qué
es lo que se espera obtener del proyecto de teletrabajo.
Debe existir una razón empresarial sólida que justifique
la introducción del teletrabajo. Como objetivos se pueden
fijar algunas de las ventajas que supone el teletrabajo,
por ejemplo la reducción de costes fijos.
Para que un programa de teletrabajo se pueda
llevar a la práctica se necesita que alguien de la Alta Dirección se implique en el mismo.
Las razones son de tipo económico:
el programa supone gastos al principio.
Se trata de convencer al máximo directivo
de esta experiencia. Debe comprender las razones de ello
y posteriormente debe explicar esto al resto de los directivos
de la organización.
El programa de implantación del teletrabajo
se debe empezar desde arriba, se debe comenzar desde la
dirección.
Además no es necesario que se implante
en toda la organización desde el principio. Puede empezarse
por un grupo de empleados que no sientan demasiada presión
El tiempo necesario para una experimentación
que afecte a una empresa de más de 200 empleados es de 4
a 6 meses de planificación .
Conviene no acelerar el proceso
para evitar fallos .Todos los participantes han de ser voluntarios,
tanto directivos como subordinados .Si se obliga a la gente
se puede asegurar que el proyecto no va a funcionar.
Conviene
tener informado al personal desde el principio, ya que
los rumores sobre el programa pueden crear inseguridad,
y además con ello se consigue que se vea el programa como
propio. Esta implicación comprende:
-
Educación : Supone explicar en detalle en que
consiste el teletrabajo, hacer reuniones sobre el tema y
revisar experiencias con otras empresas.
-
Asesoramiento: Se trata de adaptar el sistema
de teletrabajo a las necesidades de todos los implicados
.
-
Formación: Es la preparación a los directivos
y trabajadores sobre el teletrabajo, sobre medición del
rendimiento, asignación de plazos..
Esta formación es muy importante, un buen trabajador
no nace se hace. La formación dura unos días y luego hay
sesiones de refuerzo.
Los participantes deben asumir voluntariamente el teletrabajo .Esta
es una de las claves fundamentales del éxito del programa
Tanto los directivos como los subordinados deben compartir
esta voluntariedad.
Se recomienda crear un ambiente de compromiso por
la experiencia por parte de todos los participantes como
forma de asegurar el éxito de la misma.
Para ello se puede emplear un cuestionario como
el siguiente:
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¿Implica el trabajo el manejo, el procesamiento
o la creación de información más que la producción
de un proceso físico?
|
SI
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NO
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¿Tiene unos requisitos físicos mínimos?
|
SI
|
NO
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¿Está bien definido el producto del trabajo?
|
SI
|
NO
|
|
¿Se puede dividir el trabajo en secciones
bien definidas?
|
SI
|
NO
|
|
¿Puede realizarse vía telefónica la mayoría
de la comunicación necesaria entre los trabajadores?
|
SI
|
NO
|
Si alguna de las respuestas es negativa se puede
revisar el puesto de trabajo para adaptarlo y que la respuesta
sea afirmativa. En esta fase es posible reconocer a los
teletrabajadores tácitos que realizan ya de forma informal
el teletrabajo, sobre todo en grandes empresas y conociéndolo
sólo su supervisor y sus compañeros.
Seleccionado el trabajo se analiza el tipo de
tecnología informática y de telecomunicaciones se necesita.
Estos requisitos dependen de la forma de teletrabajo
elegida.
Ejemplo:
|
-
Requisito funcional
|
Fichar
al comienzo de la jornada.
|
|
-
Medio de implantación
|
Videoteléfono
u otras herramientas.
|
En este punto se debe decidir si la implantación
va a ser pública o no.
Puede tener varios efectos:
-
Confirmar
los beneficios-
-
Validar
el proceso de selección.
-
Permitir
una revisión del sistema de apoyo.
Si el resultado ha sido positivo se extenderá
el programa a otros trabajadores, incluyendo las modificaciones
que se consideran oportunas
Se debe considerar que los nuevos grupos de
teletrabajadores necesitan el mismo apoyo y formación que
el grupo inicial.
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